大福 blog

病院勤務の総務・労務担当者の日常です。社会保険・時事をメインにお話を。

総務はなにやってるのか良くわからない問題

おはようございます。大福です。

 

少しずつ寒くなってきましたね。

私は実家で酪農に5年ほど従事してましたので、暑さ・寒さに比較的強いです。

冬でも室内ではステテコ・半袖で過ごし、水のシャワーでも十分です。

ただ、妻から「見てるだけで寒くなるから、何か羽織って!」と言われてパーカーを着ています。

子どもが「水シャワー?やってみたい!」と言うので2月の真っただ中試しにやったらっ絶叫し、妻から「虐待だよ!」と突っ込まれ自分のズレっぷりを痛感してます('ω')

 

さてさて、今日は知人からの問い合わせというか愚痴っぽい話です。

「総務課は何をやっているのか良く分からない。成果物は何か?」

と役員に言われて凹んでます。普段から頑張ってるのに…。

というもの。

 

 

なぜ総務のやってることはわかりにくのか?

他部署と比較して、アウトプットするものが少ない・地味、簡単そう

というのが一つだと思います。

営業であれば契約・売上、経理であれば決算書

など目に見えるカタチで現れます。

 

それと比較すると総務って基本的に地味です。

・電球の交換、資機材の補充なんて総務・庶務っぽのから

・エアコンが寒い・効かない、更衣室が匂うという「それ総務?」という問題

かと思えば

マイナンバー導入に伴う諸規約の制定

といった高度な対応まで要求されます。

 

私の主担当である給与もかなり高度かつ広範囲な知識・経験が要求されます。

が、毎月支給額はそんなに変わらないし、給与計算ソフトでやってるんでしょ?楽勝じゃん?的なことを言われたこともあります。

 

また、メンドクサイことを言ってくる部署というものあると思います。

年末調整や健康診断など、本人がやりたくないことを偉そうに言ってくる的な?

身も蓋も言い方になりますがこっちだってやりたくてやってるわけではないんですよ?

法律で決まってるとか、上司の指示とかで嫌々やってることもあるんです。

 

無くならないと分からない存在(涙)

そんな地味な総務ですが、その価値というのが一発でわかる方法があります。

それは総務という部署の撤廃です。

私も本当にマジで言われたことあります(笑)

ちょうどあれこれ転職も検討していたので、後任には経理労務を引継ぎ、総務系は廃止することになりました。(社長の指示)

 

ただ、その会社を退職してからそんなことを言ってた社長から「あの時はすまなかった」というお電話を頂きました。

お話しを聞くと、私(総務)がいなくなってから会社は徐々に荒れたということです。

まず、衛生面の悪化。

私は社長からの指示で、毎朝会社周辺・階段の掃き掃除、終業時にデスクの拭き掃除などをしていましたが、退職後に誰もやらなくなり汚れが目立ちはじめたとのこと。

次にいちいち仕事に集中できない・中断する。

顕著だったのは誰も電話をとりたがらない。コピー用紙などの資機材を誰も補充しない、官公庁からの問い合わせ対応など突発的な業務が増えというもの。

細かなところに気配りがあって、当たり前の裏側に苦労があるとは知らなかった

とその言葉は嬉しかったですし、改めて自分の仕事に誇りを持てた瞬間でした。

 

日報という主張(という名の叫び)

とはいえ、

「総務課は何をやっているのか良く分からない。成果物は何か?」

の問いに対しては

「総務課を撤廃しましょう!それなら分かりますから!!」

というのは危険です。

最悪

「あれ?総務いなくても大丈夫じゃね?」

となったら目も当てられません(笑)

 

一つの対応としては「日報」です。

私が実践していた方法としては…

①就業15分前は日報の時間

②その日の仕事を時系列で書く

③数字を意識する(何分対応したかなど)

④改善・要望を添える

⑤翌日の予定を書く

→メール形式で報告。

というものです。

 

情報を共有し、何しているか?の可視化です。

地味に忙しいんだよ!の主張・叫びです('ω')ノ

 

と、ここまで書きましたが大切なのは立場を入れ替えた視点です。

総務課・未経験の人からはどう見えるか?

本当のリクエストに応えられてないのでは?

など真摯に受け止めて、誠実に対応していけば総務の大切さは自然と滲みでてくるのかな?と思います('ω')