大福 blog

病院勤務の総務・労務担当者の日常です。社会保険・時事をメインにお話を。

《Verbesserung①》仕事の意味と必要性

おはようございます。大福です。

 

先日、年末調整の申告書をクリアポケットに入れて全スタッフに配布しました。

一息つきつつ、次のタスクに取り掛かり。。。

そんな時間、別件で病棟責任者さんがいらっしゃって雑談。

 

『大福さん、あのクリアポケットに年末調整の申告書。助かるわ!』

「いえいえ、少しでもスタッフさの負担を減らしたいとか色々考えてです。」

『にしたってさ、大福さんって異常だよね?』

「はい(*´Д`)?どいうことですか?」

『だって、2年前は6人いたのに、今2人でしょ?見た感じ案分されたわけでもないから、4人分とかをカバーして悪くなるわけでもなくむしろ良くなってるなって…』

「?…???あ、言われればそうですね(笑)」

 

そうなんですよね、退職だなんだと以前は六人部署。今や二人部署。

もう一人は上司なので管理・マネジメントなので、実務・庶務的なことは私が引き継いでいます。

しかも徐々にというわけではなく、一時期・半年程度で一気に減ったので我ながら天晴だなとしみじみ…。

 

折しも

「ドイツではそんなに働かない」隅田貫さん著(角川書店

を読んでたのですが、そこではドイツでの働き方や生産性の高さが紹介されてました。

 

自分の事を棚に上げるわけではないのですが、共通していることの多さや間違えてなかったんだな…

という思いと

この情報・ノウハウを共有すれば役立てられるのではないか?

(特にバックオフィス系)

と考えるようになりました。

 

で、改めて6人で対応してたことを2人で対応できるのか?

ノートに書いてみたのですが、結構な量になったので何回に分けて書いてみたいと思います。

 

第一回目は「仕事の意味と必要性」です。

日々、色々な仕事・タスクに対応されていると思います。

が、一度立ち止まってその仕事・タスクは必要か?考えてみたことはありますか?

 

例えば

新人は…

①勤務開始30分前にオフィスまわりの掃除をせよ!

②終業後、上司・先輩の机を拭き掃除。

なんてのがあったとします。

聞くのは怖いでしょうが、上司にその意味を聞いたことはありますか?

「そんなの昔から決まっている。伝統だ!四の五の言うな!」

と帰ってくるに決まってきそうでしょう(*´Д`)

では次の一手です。

『会社の利益にならず、特に問題が無ければ止めませんか?』

「ふざけるな!生意気だ!!」

と一喝されそうですよね?なので私でも聞けないです(笑)。

 

こういう伝統的・習慣的な仕事?とも言えないようなものは多いです。

私はこれを真っ向から否定するつもりはありません。

 

問題があるとしたら、当事者の課題意識が欠け、惰性で継続していること。

突っ込んだ良い方をすれば何の利益も産まず時間の無駄になりかねない

ひいてはモチベーションが下がり心がすり減ることだと思います。

 

逆にその仕事・タスクに意味があれば人も時間も活きてきます。

 

①勤務開始30分前にオフィス・外まわりの掃除をせよ!

 ↓なぜするのか?

 以前、うちのスタッフが空き缶をポイ捨てしてね。

 それを近所の小学生の子が通学中に踏んで転んで怪我をしたことがあるんだ。

 それから社長が通学前の時間に掃除をはじめたんだ。

 ただ、これは有志・ボランティアだから参加は強制じゃないから♪

②終業後、上司・先輩の机を拭き掃除。

 ↓なぜするのか?

 「クリアデスク」と言ってね、個人情報保護の手段として退社前に机をきれいにするんだ。

 それに出社した時にデスクがごちゃごちゃしいてるよりは気持ちよく仕事がはじめられるだろ?

 

非常にざっくりですが、こんな感じのストーリーや理由があれば、その仕事・時間に意味ができてきませんか?

特に危険なのは②ですね。

当初の目的が変質して、めんどくさいのは新人にやらせれば良いや…となるパターンです。

 

私自身、やはりい「何だこの仕事?」と思うことは多々ありました。

以前、勤務していた会社でのお話しです。

 

いわゆる大手でその子会社で勤務していた際の「監査」のできごとです。

とある監査項目で〇〇のチェックのため画面キャプチャを張り付けて報告せよ(毎月)

というものがありました、

ただ…この画面キャプチャをチェックしたところで、監査(不正)のチェックにはならないことはすぐにわかりました。

確かに表向きはその画面上でチェックができるようになっているのですが、裏ルートを使えば画面上は正常、結果は異常。

つまりシステム上の欠点であり、その裏ルートを塞がないとチェックとしては無意味なのです。

このままだと、無意味な仕事になりかねないので本社の監査部に連絡。

結果としては「決定事項のため、変更なし」でした。

 

いやいや(*´Д`)

さすがにカチンときたので

「こんな本質的な機能を果たさないチェック・監査に意味が無いのでは?」

と突っ込んで聞いたのですが

「総合的な判断です。」

の一言でした。

 

逆にというか、組織・集団って怖いなと思ったのは、その後正式な抗議文が会社宛てに届いたこと。

「監査の必要性を否定し、非協力的。」

「システムを悪用する可能性あり」

などなど。

 

私はシンプルに指示・命令された仕事に対して意味・必要性が見いだせないから質問しただけなんですけどね。

もちろんその仕事に意味・必要性があるなら従います。

間違えた認識なら謝罪もしますし、軌道修正して対応します。

 

少し、というか乱暴な言い方ですが意味や必要性が見いだせない仕事は止めるに限ります(笑)

勇気はいりますが、止めてみて「やっぱり必要だった!」となったら、それがその仕事の意味・必要性でありそれは修正して対応を再開すれば良いだけの話しです。

責任?

それはそもそも意味・必要性を説明できない会社・上司の責任だと割り切りましょう(笑)('ω')ノ