こんばんは。
皆さんは仕事をする上で大切にしていることはありますか？
私はスキル・意識のうえで色々とあるのですが、スピード感は
大切にしているものの一つです。
スピード感をもつ理由ですが主に以下の点が挙げられます。
①リソース・キャパの確保
②相手優先の精神
③コストの削減
①リソース・キャパの確保
人はマルチタスクが基本的にできず、集中して行えるのは3つ程度が限界だと言われています。
私が仕事の量のピークを迎えていた時は、「柱となる業務」だけで3つを抱えていました。
①給与計算関連
月次の給与計算業務（毎月10日頃まで）
監査対応×4（社内の監査室、親会社の監査室、会計事務所の監査、監査法人の監査）
②労務関連
社会保険関係（月30～50件の問い合わせ、申請書の作成、年次業務）
法改正への対応
新入社員の受け入れ
休職者の対応（病気、育休等）
その他、労務関連の相談
③総務関連
ピークの一つの3月は1か月で以上の業務をこなさなくてはいけない状態でした。
今思うと狂気です(笑)
復職後、意識したのは3つ以上は仕事は抱えないというものでした。
その場でできるものはすぐやってしまい、忘れてしまう。
今日も次の様なやりとりがありました。
上司「時間がある時に〇〇をやってほしい」
自分「期限はありますか？」
上司「特にないよ」
自分「わかりました。今からやります」
少なくともこのタスクはすぐ着手し完了しましたので、
タスクの管理はしなくて良いし、キャパとしても右から左へ
流れただけで増えません。
リソースも空いてますので、気分的にも楽です。
②相手優先の精神
タスクは自分一人で完結するものは少ないです。
ゴールまでの線状に自分がいることがほとんどです。
そのため、中間地点である自分でタスクが滞ることは
自分は精神衛生的にプレッシャーになることがあります。
そのため、キャッチボールの要領で、進捗や責任といった
ものは次の人にさっさとパスしてしまいます。
③コストの削減
私がかかわる、事務系の仕事は利益を産まない部門だと言われます。
だからこそ、最短・最速でタスクはこなします。
なぜなら、スピードこそがコストの削減につながるからです。
例えば10時間かかる給与計算を1時間で終わらせたらどうでしょう？
給与計算のコストは1/10になり、余剰の時間で別のタスクをこなすことができます。
私の場合事務的な仕事は機械的・最短ルートでこなすようにしています。
その代わり、情報収集や本質的な仕事にはじっくり取り組むようにしています。
スピードは品質であり、信頼の第一歩だと私はそう思っています。
