大福 blog

病院勤務の総務・労務担当者の日常です。社会保険・時事をメインにお話を。

締め切りにうるさいバックオフィス

おはようございます。大福です。

 

ようやく復調してきました。

というのも月曜になんとなく体調が悪い感じがしてました。

翌日もなんとなくで帰宅後検温すると…37.8℃。

それから解熱したのは金曜日の出社10分前だったので、3日位37℃以下に下がらないというちょっとヤバい状況。

温泉卵か!とか我ながら良く分からんノリ突っ込みをしてたりとふらふらしてました。

 

医療従事者のため、インフル・PCR検査を受けてマイナスとはいえ痛み・病気というワードにめっぽう弱い自負があるので一安心です。

 

しかし…

PCR検査とインフルの検査の棒的なやつを両手に持っていたナースは真剣に怖かったです。

「さ~、大福さん。右手がPCR・左手がインフル。両方の鼻いっぺんに逝っとく?」

「良ければ、左に二本入れちゃう?」

とかニヤニヤしなたら言ってました。やっぱり白衣の天使はいないんだと再認識。

 

なかなか解熱しない私を見た妻(看護師)も

「ほら、あれだよアフリカからやってきたお美玖さんだよ。ね?悪いこと言わないから、PCR検査3本左の鼻にいっぺんにいっちゃいな?」

とか言うし(*´Д`)

 

さて、本日は「締め切り」という誰が取り上げるねん、的なお話しです(笑)

リハビリがてらつらつらと書きます。

 

 

締め切りコンプリートの奇跡

さて、なぜ締め切りのお話しをしたいのか?

それは体調不良の遠因だと思っているからです。

 

バックオフィス、特に総務は締め切りを設定してスタッフにお願いすることが多いです。

私が抱えるタスクでここ最近で言えば…

・定期健康診断

・年末調整

・インフルエンザワクチン

健康保険組合の扶養調査

などなどがあります。

そして確実に締め切りまでに全員が終わりません(笑)

私も総務・労務に携わって10年以上ですが、一度として締め切りまでに完了したことはありません。

私の場合、定期的に進捗の度合いを掲示したり、あれこれ手を打っています。

が、必ずと言っていい程、一人か二人は残ります。

逆に締め切りまでに完了したらそれは「奇跡」です。

と、まぁ11月末までの締め切りがバタバタったと立て込んでてエネルギー枯渇みたいなパターンだと考えています。

 

提出が遅れる理由3選

バックオフィスあるある?だと思うのですが、提出が遅れる人が良く言うワードトップ3です。

1位 「忙しい」

2位 「締め切りって〇日?知らなかった」

3位 「書き方とかがわからない」

 

ただ、残念ながらそっちの事情は知りません。

定期健康診断などは法律の規定に則るため最後まで追いかけないといけないため、裏ではプラス1ヶ月とかあるいはそれ以上の期間、終わるまでずーーーっと追いかけます。

もうやめて!と言われても法律で決まってますしその背景・願いを成就するために追いかけます。

 

バックオフィスから設定した締め切りも多いですが、外部からの締め切りを設定されることも多いです。〇〇の調査とかです。

そういう意味ではバックオフィスは締め切りを追ったり、追われたりが溢れている部署とも言えます。

 

締め切りを守らぬ人の反撃

これもあるあるだと思うのですが、締め切りを守って頂けない方ほど揉めがちです。

例えば現在メイン業務の年末調整。

未提出のため、最低限の対応しかできません。

例えば基礎控除申告書が未提出のため、税額が数万円ほど高くなります。

それに気づいたときに…

「おかしくないですか?何で確定申告をしなくてはいけないんですか?!」

とあ突っかかってるくる。

「マニュアル・記入例に書いてますよ?」

「いや、締め切りまでに提出して頂けなかったからです(*´Д`)」

としか答えようがありません。

 

それに提出期限を守り、書けている人が大多数ですし…。

 

リスケジュールすれば良いじゃん

リスケジュール・締め切りの再設定しろよ。

とはままよく言われます。

が、こちらに非が無い限りしません。

厳密にはできないんです。

 

例えば私の場合、給与計算を起点に影響が出ない範囲で締め切りを設定しています。

仮に再延長した場合、最悪は給与のクオリティに影響がでかねないのです。

未提出5人への対応のため、150人以上の給与に影響が出かねない…

というのは本末転倒だと思っています。

 

相談してくれれば待ちますよ?

ここまで書くと、「バックオフィスは締め切りにうるさい」とか?

「対応が冷たい…」とか?いう人もいますがこれは違います。

 

少なくとも私は一声かけて頂いた方3人は昨日まで待ちました。

たぶんバックオフィス・事務系の共通認識・素地だと思うのですが、これは官公署も含め相談をすれば融通を効かせてくれます。

個人的にですが…ノーリアクションですと無視されている感が強いんですよね。

提出をする主体は本人ですし、個人的な事情は伺い知れないことも多いです。

良かれと思ってこちらから声をかけて「忙しいんです。」とばっさりいかれることも一度や二度ではありません。

 

おらおらではないです

ここまで締め切りのお話しを書きましたが、決して上から目線ではありません。

何となく決めているものではなく、何らかの根拠をもって設定されています。

無理強いしているつもりは…決してありませんので遅れそうなら担当者に相談してみてくださいね♪