こんばんは♪大福です。
さて、今日は献血の日。
月曜の晩御飯つくりを楽にしたいので、日曜日は煮込み・放置系のごはんを作るのが習慣です。
今週はおでんにしました。
夏はほぼカレー一択なのですが、冬はおでん・カレー・シチューのローテーションです。
さて、仕込みも終わった日曜早朝。
コーヒーを相棒にのんびりブログを書き始めています。
今週もどうぞお付き合いください♪
大喜利力
総務系のお仕事に要求されるスキル・素養はあれこれあります。
・コミュニケーション能力
・部署間/対人間の調整能力
・給与などの専門領域に対する、知識や経験
などなど
ただ、最近思うこと。
そして提案したいスキルの一つが『大喜利力』です。
より正確に硬く言うのであれば、比喩・表現、ユーモア能力？だとは思うんですけど、しっくりくるのは『大喜利』というワードです。
例えばこの時期でいえば年末調整です。
「大福さん、11月末までの提出期限の確定申告のことなんですけど…」
いや、確定申告は税務署で…もしかして年末調整のことですか？
「え？違うんですか？」
こんなやりとりしょっちゅうなんですが、事務的に対応するのは私の好みではありません。
雑談から生まれるコミュニケーション・信頼関係は馬鹿にできない、というのが私の信条だからです。
今回の確定申告・年末調整を大喜利・比喩で例えるなら
「確定申告は球技で、年末調整は野球・サッカーみたいな？」
と答えています。
正確性には欠けるんですが、イメージだけ掴んで頂ければとりあえず良しとしています。
年末調整の改善点
年末調整のキャリア10年超ですが、改善・ブラッシュアップは毎年しています。
会社の人数やスタッフのレベル感・意識など
そういったものを込々でカスタマイズしていく、そんなイメージです。
今年は現職で4年目、ということで一つの集大成となったように思います。
昨年から引き続きしていること、今年新たに取り組んだことをご紹介し参考にしていただければ嬉しいです。
①リング式ファイル
昨年から取り組み、今年も実施したリング式ファイル。
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こちらのファイルに各申告書・給与明細をセットにして10月に配布し、提出もファイルごとお願いしています。
保険料控除申告書・前職の源泉徴収票なども糊付けせずにまるっと入れてもらっています。
保管もまんまファイリングして、過去分もそのまま保管しています。
チェック・入力の際の申告書の出し入れが手間ではあるのですが、それを差し引いてもメリットが大きいです。
一番のメリットはやはり紛失防止です。
以前はクリアファイルなどに入れてもらっていたのですが、拠点からの配送中に証明書などが紛失することがちょくちょくありました。
次にファイリングです。
提出される証明書などはサイズが雑多で、一般的には申告書・裏紙などに糊付け・ホチキス止めされているのですが、まずその手間。
そして、スタッフのセンスによっては一転集中で張り付けたりと最悪見えないということもあります。。。
そして、いざ年末調整が終わりファイリングとなるとこれが意外に大変なんですよね。
過去分を見ると糊付けが剥がれたり、なんかボロボロだったり。
ファイル用ポケットだと、放り込むだけなんで事後のファイリングは本当に楽です。
②申告書に印字
今年初めて取り組んだものです。
具体的には各申告書に、フリガナ・生年月日・住所をあらかじめ印字させました。
方法はワードに画像処理した申告書を張り付け「差し込み印刷」です。
住所を書く手間が省ける、以上に給与システムの登録内容のチェックが大きいです。
印字する情報は給与システムのもので、そのチェックも兼ねています。
これもやって良かったです。
スタッフは印字内容のチェックなどで最短で1分終えられますし、総務も手書きの住所とシステムの情報の差異をチェックしなくて良くなりました。
③申告はありません☑（チェックボックス）
こちらも新設したものです。
各申告書に
「□申告はありません」
というチェック項目を追加しました。
個人的にはこれが最大の発明でした('ω')
なんでこんなん作ったのか？それは次のようなトラブル防止です。
・私がシングルマザーって知ってるのに、「ひとり親」で計算されていないんですか？
・保険証の手続きをした子供・配偶者の税控除の追加がされていない。
など、申告しなくても知ってるでしょ？
的な感じです。
こちらからしたら「いや、申告がないのでわかるわけないし、勝手にできません。」なんですが数万円単位で損するとなると感情的になりがちです。
そのカウンターとして、このチェック項目を設けました。
やってみてわかったんですが、担当者としては精神衛生的に本当に楽になりました。
例えば前年まで「ひとり親」だった方で、今回その申告が無かった方がいました。
前年であれば
・「ひとり親」ではなくなった
・申告を忘れてる
の2つが考えられますが、今回はばちっと「申告はありません」にチェックがついていたので、申告忘れの線は無いことになります。
仮に忘れてたとしても、総務としては申告なしという明確な意思に基づいて処理を進められます。
そろそろ次のことを考えようか？
さて…
行政書士試験も終わり、ここ数年で間違いなく最高にだらだらしています。
とはいえ、長年の習慣というのはなかなか抜けないもので、3時半には起床しています。
早起きする必要はないんですけど、読めなかった本や労働系の本を中心とした読書をしています。
ただ、そろそろ次のステップを考えなくちゃな…。
というのも少しずつ考えています。
・CFP（残5科目・ライフプラン以外）
・簿記2級
が、当初からの一貫して目標になります。
さらに次のステージで
も考えています。
そしてプラスアルファで
・100kmウォーク
も来年参加したいな…と考え中。
そしてそして間延びしている
・ひとり旅
『ひとり旅＋100kmウォーク』3泊4日が理想なんですが、スケジュールを見ると給与計算の時期にダダ被りなんですよね。
前回参加して、結構なダメージを負っているのでほぼ間違いなく給与の支給に支障が生じて、最悪は支給できない自信があります(笑)
でもね…
しおや100キロウォークのコースを徹底解説！大会の魅力やきつい箇所も詳しく紹介 – nodapenblog
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